L’ADMINISTRATEUR DIRECTEUR GÉRANT
- Coordonner toutes les activités de l’entreprise,
- Engager l’entreprise à l’extérieur,
- Accomplir tous les actes nécessaires et utiles à l’accomplissement de l’objet social,
- Ordonner le décaissement de fonds après étude physiques des dossiers,
- Convoquer les réunions dévaluation des dépenses et suivis des activités de l’entreprise,
- Procéder à des remplacements des travailleurs en cas de contreperformances,
- Entériner les sanctions et les actions disciplinaires infligées aux cadres et agents,
- Mettre en œuvre un système de suivi et d’évaluation de toutes les activités de l’entreprise.
L’ASSISTANT DE L’ADMINISTRATEUR DIRECTEUR GERANT
- Charger des suivis et d’exécution des tâches spécifiques lui confiées par l’administrateur gérant,
- Recevoir les rapports de différents chantiers, après lecture et analyse technique et financière, préparer la synthèse de chacun et soumettre à l’ADG avec recommandations pour des décisions éventuelles,
- Participer aux réceptions des ouvrages et aux réunions de passation des marchés,
- Représenter l’Administrateur Directeur Gérant en cas d’empêchement dans les réunions et d’autres activités.
COLLEGE DES CONSEILLERS
Ils ont un rôle consultatif de façon à :
- Garantir et rappeler les dispositions des textes légaux et conventionnels régissant le monde des affaires ;
- Assurer le contrôle de conformité aux règles de gestion ;
- Mener des réflexions pour améliorer les performances et renforcer la capacité du personnel ;
- Gérer les contentieux et suivre les dossiers des créances ;
- Mener les missions à la demande de la hiérarchie ;
a)Conseiller juridique
- Mener des études d’ordre juridique concernant l’entreprise,
- Participer à l’élaboration des accords conclus par l’entreprise,
- Suivre l’exécution des contrats et accords conclus par l’entreprise,
- Donner des avis juridiques sur tous les dossiers de l’entreprise,
- Assurer le suivi des dossiers juridiques et judiciaires,
- Traiter les litiges et les contentieux,
- Elaborer le rapport mensuel des activités à adresser à la direction générale,
b)Conseiller Economique
- Conseiller la direction générale en matière économique,
- Produire les statistiques de production,
- Aider les agents commerciaux à monter les stratégies pour la recherche des marchés et celles de marketing des produits et de services de l’entreprise envers les tiers,
- Conseiller la direction générale en matière des règles et procédures fiscales,
- Gérer les dossiers relatifs à la fiscalité et parafiscalité,
- Suivre et rappeler les échéances fiscales,
- Elaborer les stratégies fiscales et Gérer les contentieux fiscaux,
- Vérifier l’application des normes, des procédures fiscales,
- Donner des avis fiscaux sur différents dossiers de l’entreprise,
- Elaborer le rapport mensuel des activités à adresser à la direction générale,
c)Conseiller technique
- Concevoir des stratégies techniques pour le bon fonctionnement de l’entreprise
- Examiner tous les dossiers techniques de l’entreprise
- Emettre un avis technique sur chaque dossier
- Descendre sur chantier en compagnie des différents chefs pour suivre l’avancement des travaux
- Vérifier l’état général des engins et leurs affectations aux différents chantiers
- Contrôler les fiches signalétiques des engins lourds et véhicules
- Rédiger le rapport circonstancié sur l’évolution des différents chantiers et sur la situation générale des engins,
- Elaborer le rapport mensuel des activités à adresser à la direction générale
SERVICE DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES
a)Le chef de service de l’administration et des finances
- Coordonner toutes les activités de ce service,
- Rendre compte du fonctionnement quotidien de toutes les activités de ce service à l’administrateur directeur gérant,
- Suivre le bon fonctionnement de différentes divisions sous sa responsabilité,
- Donner les instructions à tous les niveaux inferieur en qualité du premier animateur du service,
- Régler tous les problèmes administratifs et financiers,
- Recourir à l’administrateur directeur gérant avec des propositions pour les dossiers qui dépassent son niveau ou qui sont tournés vers l’extérieur de l’entreprise,
- Rédiger un rapport journalier qui ne doit pas dépasser deux pages,
- Rédiger le rapport mensuel des activités du service à adresser à l’administrateur directeur gérant,
b) Division de l’administration, de la gestion du personnel et intendance.
b1) Le chef de division
- Coordonner les activités de la division,
- Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service,
b2) Bureau de l’administration et gestion du personnel
- Tenir et gérer le fichier signalétique du personnel,
- Préparer et élaborer les documents de la paie
- Assurer la gestion des courriers (rédaction, expédition, réception),
- Gérer les dossiers du personnel,
- Assurer la circulation des messages, communiqués de service au sein de l’entreprise,
- Présenter le rapport mensuel au chef de service.
b21) Cellule intendance
- Constater les pannes et d’autres défectuosités et puis faire la demande d’intervention,
- Tenir l’inventaire et la maintenance du patrimoine mobilier et immobilier,
- Faire rapport des travaux de l’électricité, de la climatisation, de la plomberie, de la peinture pouvant subvenir dans les bureaux du siège social,
- Présenter le rapport mensuel et annuel d’activités à adresser au chef de service,
c) Division des finances
c1) Le chef de division des finances
- Coordonner les activités de la division,
- Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service
c2) Bureau de trésorerie
- Conserver les fonds mis à sa disposition,
- Effectuer le paiement sur l’ordre de la hiérarchie,
- Exécuter la paie du personnel
- Rédiger le rapport mensuel d’activité à déposer au chef de division,
c3) Bureau de la comptabilité et fiscalité
- Mettre en œuvre les procédures comptables et tenir à jour la comptabilité
- Traiter les pièces justificatives venant de la cellule des apprivoisements,
- Classer et conserver les pièces comptables,
- Produire les états financiers annuels,
- Déclarer et payer les impôts et taxes,
- Suivre la situation des cautions et garanties,
- Mener les études des coûts et élaborer les tableaux d’exploitation analytiques,
- Elaborer des prévisions budgétaires,
- Elaborer le rapport comptable,
- Tenir à jour le fichier des immobilisations et plan d’amortissement,
- Rédiger le rapport mensuel d’activité à déposer au chef de division,
d) Cellule des approvisionnements
- Prospecter les marchés pour les achats,
- Faire les analyses comparatives des prix,
- Assurer l’organisation des approvisionnements,
- Assurer l’expédition des matériels et matériaux vers différents chantiers moyennant le bon de sortie signé par le chef de service,
- Expédier les pièces justificatives des achats au bureau de comptabilité,
- Gérer les stocks dans les magasins,
- Présenter le rapport des approvisionnements et la situation de stock,
- Rédiger le rapport mensuel à adresser au chef de service
e) Cellule informatique
- Mettre en œuvre le schéma directeur informatique,
- Elaborer les prescriptions techniques pour l’acquisition des matériels et consommables informatiques,
- Planifier la maintenance des matériels informatiques,
- Assurer la gestion du site web de l’entreprise,
- Présenter le rapport mensuel d’activités au chef de service,
- Participer à l’ouverture des offres,
- à l’analyse des cahiers d’appel d’offre
SERVICE D’EXPLOITATION
a) Le chef de service
- Responsable numéro un d’assurance qualité et sécurité santé et de la gestion d’environnement. Fait stimuler sa notion et fait appliquer ses règlementations (Prévention des accidents),
- Ordonner, piloter et coordonner toutes les activités de son département. Recevoir les instructions hiérarchiques et le faire respecter. Traiter et faire traiter des dossiers reçus,
- Approuver les dossiers des travaux et programmation,
- Approuver le programme d’utilisation des engins et leur maintenance,
- Descendre sur terrain pour inspecter sur l’état d’avancement des différents chantiers,
- Aider les chefs des divisions, des bureaux et des cellules à mieux exécuter leurs tâches,
- Faciliter le travail des exécutants dans les meilleures conditions d’hygiène et de sécurité,
- Donner au personnel des directives précises d’exécution indispensable au bon fonctionnement des chantiers,
- Rédiger le rapport synthèse mensuel d’activité du service à adresser à l’administrateur directeur gérant,
- Rédiger un rapport journalier qui ne doit pas dépasser deux pages,
b) Division Etudes Techniques et Financières des projets et de gestion des travaux d’exécution
- Elaborer les plans d’assurance qualité, sécurité et gestion d’environnement. Faire appliquer sa politique et cela à tous les niveaux de responsabilité,
- Coordonner toutes les activités de la division,
- Réceptionner tous les dossiers des travaux à exécuter,
- Pour les dossiers Avis d’appel public ou restreint :En binôme avec son chef de service font élaborer par le service technique les offres des prix de la division à présenter,
- Pour l’ordre de service de commencer les travaux d’exécution : En binôme avec le chef de chantier désigné et l’équipe technique de la division effectuent l’organisation et la préparation de l’exécution (préparation de chantier)
- Faire approuver les plans d’exécution des travaux, à livrer au chantier,
- Délivrer tout ordre de service, procéder aux constats contradictoire (Notes de service – Ordres de service),
- En binôme avec le chef de chantier(s) établissez le(s) planning(s) hebdomadaire(s) d’exécution des travaux (sous détails) planning du projet. Recadrer des éventuels ratés de la semaine précédente,
- Visiter des chantiers pour suivre et veiller au respect du planning d’exécution des travaux,
- Aider les chefs de bureau à mieux faire leurs travaux,
- Assurer l’autocontrôle du déroulement des travaux d’exécution.
Contrôle interne ou autocontrôle permanents
- Contrôle des interfaces, des points critiques, des points d’arrêt,
- S’assurer que les documents d’exécution ainsi que les ouvrages en cours de réalisation respectent les dispositions des études effectuées,
- S’assurer de la conformité entre documents produits au chantier (rapport des chantiers) et l’exécution des travaux en application du contrat,
- Vérifier les Projets De Décomptes Mensuel (P.D.M) ou les demandes d’avance à présenter,
- Etablir les états d’acomptes,
- Vérifier les projets de décompte final à établir,
- Etablir le décompte général,
- Organiser les opérations préalables à la réception des travaux,
- Assurer le suivi des réserves formulés lors de la réception des travaux jusqu’à leur levée,
- Procéder à l’examen des éventuels désordres signalés par le Maître d’ouvrage pendant que la période de garantie de parfait achève,
- Préparer les Procès-verbaux de réception,
- Mise à jour des pièces contractuelles.
- Préparer la réception des travaux - livraison,
- Etablir le bilan de l’entreprise.
- Elaborer le rapport synthèse des activités de la division,
- Rédiger le rapport mensuel et annuel des activités à adresser au chef de service,
N.B : Les dossiers de Conception et Etudes d’Architecture, du Génie-civil et Construction et Construction Métallique peuvent éventuellement faire l’objet d’une sous-traitance.
c) Chantiers
- Le chef de chantier(s) en binôme avec le(s) chef(s) d’équipe, organisent, animent et mènent les équipes des ouvriers et font exécuter les travaux en conformité aux :
- Plans et prescrits des projets,
- Plans et méthodes d’exécution issues de la préparation du chantier.
- Respecte et font respecter l’application :
- Le plan particulier de sécurité et protection de la santé,
- Le plan d’assurance qualité construction
- Le planning d’exécution des travaux.
- Font le suivi et la gestion technique et économique du déroulement de l’exécution des travaux.
- Etablir les rapports journaliers et hebdomadaires à transmettre à la hiérarchie : Quantité réalisées, consommations en matériaux bons de livraisons, consommation en main-d’œuvre, utilisation des engins, feuilles d’heures.
- Assurer le respect d’approvisionnement du chantier et des cadences d’exécution,
- Anticipe et recadre des éventuels ratés.
d) Division des engins
d1) Les chef de Cellule engin
- Coordonner toutes les activités de la division,
- Donner le programme de maintenance et les entretiens périodiques en collaboration avec le responsable de maintenance,
- Donner le programme d’utilisation des engins,
- Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service,
- Tenir à jour le cahier de prescriptions techniques,
- Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service.
d2) Cellule de maintenance
- Assurer la gestion de charroi automobile et équipements,
- Exécuter le programme d’entretien périodique,
- Donner l’état technique de tous les engins,
- Suivre l’exécution des travaux d’entretien et de réparation du charroi automobile,
- Rédiger le rapport d’activités sur l’état des engins,
d3) Cellule dispatching
- Affecter les engins et machines vers les différents chantiers et utilisations isolées,
- Affecter le personnel de conduite
- Elaborer le planning journalier d’affectation,
- Suivre l’utilisation sur terrain,
- Rédiger le rapport d’activité à adresser au chef de division engins en précisant l’état de chaque engin et équipement.
- Connaitre la position de chaque engin à tout moment que la hiérarchie le
CELLULE COMMERCIALE ET DE MARKETING
- Rechercher le marché
- Faire connaitre à l’extérieur les services que l’entreprise peut rendre,
- Faire connaitre à l’extérieur les engins qui peuvent être mis en location par l’entreprise
- Faire connaitre à l’extérieur les différentes fabrications de l’entreprise et les conditions pour la vente,
- Etude des prix,
- Rédiger le rapport des activités de la cellule à adresser à la direction générale.